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lundi, septembre 29, 2008

De la nécessité de s'organiser et des outils en ligne qui peuvent y concourir

J'ai découvert un nouvel outil en ligne, qui m'aide à gérer l'ensemble de mes projets, de mes tâches, de mes priorités. Un outil basé sur la méthode "Getting things done", dont j'avais déjà parlé par ailleurs.

Parce que clairement, je n'ai pas en cerveau extensible et ma vie, elle, ne cesse de prendre de l'ampleur, mon champ d'action de s'étendre, et mon Moleskine a beau m'être très utile, il ne me permet pas de catégoriser mes tâches par projet, de les planifier par date, et ne sonne pas non plus pour me rappeler une échéance.

Bien entendu, c'est un outil qui vient s'ajouter à l'excellent Mindmeister, que j'utilise également dans mes processus de réflexion.

Pour en savoir plus : www.gtdagenda.com

mercredi, septembre 05, 2007

De la répartition de mes tâches

Auto-réflexion de ce matin... Souvent, on me demande combien d'heures je travaille par jour. Et souvent je réponds 24.

Bien
entendu, ce ne sont pas 24 heures que je passe au boulot, je passe
entre 9 et 10 heures par jour à mon poste, 'seulement'... Mais j'ai un
métier qui exige de moi que je sois à l'affut, en terme de veille
technologique, de veille média, de veille concurrentielle, de veille
commerciale...

Je crois que 40 à 50% de mon travail consiste
en "production" réelle. Production de jus de cerveau, en amont d'une
campagne, avec les nombreuses études stratégiques et les plans média
que je me mets au point. Et production en terme de mise en oeuvre
opérationnelle, de suivi, de reporting.

Sur les 50% qu'il reste, 20% consistent
à l'organisation de mon travail, à la mise en place de process, à
toutes ces choses que je fais mécaniquement et qui me permettent d'être
organisée, de savoir où j'en suis, où en sont les gens qui travaillent
avec moi. Ca n'a l'air de rien, mais 20% d'une semaine de travail,
c'est une journée entière en tout, passée à classer, prioriser,
évaluer, suivre, relancer,...

10% vont au réseau. Ca n'est pas
rien, entretenir les 'liens' commerciaux, professionnels, partenariaux.
C'est un travail en soi, même si ça n'en a pas l'air. C'est penser à
appeler X, "juste comme ça", c'est accepter un déjeuner de travail,
c'est se souvenir que Y connait Z et qu'à cette soirée, là, on avait
croisé W, qui justement nous avait parlé de Y. Ca veut dire prendre des
notes (sur des post-its que je colle sur les cartes de visite, bien
souvent), garder les sens en éveil et être à l'affut d'informations (et
non, ce n'est pas toujours de la curiosité).

Il reste 20 à
30%... Et là, commence ma veille. Une partie de ma veille est
méthodique. Tous les matins, en arrivant au bureau, je me connecte sur
2-3 sites qui me permettent de visualiser d'un seul coup d'oeil les
actualités qui m'intéressent. Ca tourne généralement autour des médias,
de la pub, de la comm', du marketing, du web, mais aussi de secteurs
d'activités comme le tourisme, l'immobilier, la distribution. Je lis
aussi régulièrement les magazines spécialisés, où j'apprends les noms
des agences qui ont décroché tel et tel budget, où je vois les
critiques des campagnes en cours, où je m'abreuve de statistiques et
d'études en tous genres.

Et puis il y a l'autre veille. Celle que je fais même dans mon
sommeil. Les panneaux publicitaires que je décrypte sur la route en
rentrant chez moi, le packaging du paquet de pâtes fraiches que je
découpe parce qu'il comporte des informations intéressantes, les sites
web que je disséque pour en appréhender la technologie, les sites
commerçant que je pense pouvoir contacter pour leur proposer nos
services, la dernière émission en vogue (que je ne regarde pas !!!) sur
laquelle je cherche des informations parce qu'elle est tendance et que
je dois comprendre quels en sont les leviers et les implications...

En
fait, je ne suis pas accro à mon boulot... Non, j'ai juste un boulot
qui correspond à mon mode de vie, à mes passions, à mon tempérament, et
du coup, je "suis" ce que je "fais", et clairement, je suis une
marketeuse dans l'âme, même refermée derrière moi la porte du bureau ;)

Sur ce... si j'y allais ?


jeudi, juillet 19, 2007

Getting things done, again

J'ai quitté mon bureau ce soir en jettant un coup d'oeil satisfait sur mon bureau, parfaitement rangé... et une fois de plus, je me suis fait la réflexion que l'organisation de mon travail était un travail en soi, un effort, une discipline à laquelle je me tiens.

Je suis hyper organisée. Pas par nature, non, par obligation, parce qu'au fur et à mesure de mon évolution professionnelle, j'ai été amenée à mener de front plusieurs projets de nature différente, impliquant des interlocuteurs internes ou externes à l'entreprise, en France ou à l'étranger...

J'ai donc adopté différentes méthodes de classement, de prise de notes et de gestion de mon temps... En me basant sur des lectures, sur mes loupés, sur des choses adoptées après les avoir vues appliquées par d'autre, j'ai fini par acquérir des réflexes et des habitudes qui peuvent paraître excessifs mais me font gagner en temps et en efficacité.

Résultat, mon bureau est nickel quand je pars le soir, non sans avoir remis au propre mes notes de la journée et préparé mes dossiers pour le lendemain. Je reprends le vendredi mes notes de la semaine et prépare un mémo pour la semaine à venir. Je m'attache à prendre mes notes sur un seul et unique cahier, pour être sure de retrouver toutes les informations, je règle des rappels sur mon Outlook pour les tâches planifiées et j'ai une liste unique de choses à faire et de réponses en attente, classée par date et/ou priorités.

Je l'admets, vu comme ça, je pourrais passer pour une mono-maniaque de l'organisation (ok, ok... Je PASSE pour une mono-maniaque de l'organisation).

Mais ça fait aussi partie de mon boulot, non ? ;)




mercredi, mai 16, 2007

GTD, ou l'art et la manière de s'organiser





J'ai découvert cette méthode il y a deux ans, à un moment où m'organiser était devenu critique pour mon activité professionnelle et extra-professionnelle.

De l'anglais Getting Things Done, et élaborée par David Allen, la méthode repose sur un diagramme assez simple et la création de dossiers et de listes.

Pour faire simple, on met dans une bannette "IN" l'ensemble des informations que nous recevons dans la journée, sans nous y attarder sur l'instant, pour garder concentration et efficacité sur les tâches en cours. Ces informations peuvent être des notes prises suite à un coup de téléphone, le résumé d'une réunion, un email, une conversation, un courrier...

A intervalles réguliers (2, 4, 6 fois par jour, selon le rythme de travail de chacun), on "vide" la bannette (TOUTE la bannette) en analysant son contenu et le classant immédiatement de la façon suivante :
  • Si on ne peut/doit rien 'faire' de l'information, on la jette ou la classe dans un/des dossiers de référence (informations susceptibles d'être utiles un jour, ressources techniques, annuaires, etc...) ;
  • Si l'action est très simple et ne prend que 2 minutes, on la réalise immédiatement ;
  • Si celà requiert une action plus longue, on classe le document dans le dossier correspondant (dossier d'un projet, et il faut alors placer l'action sur un planning, dossier des encours avec mention de l'action sur une liste "Next action", dossier chronologique, pour les tâches à effectuer à date précise) ;
  • Si on peut déléguer l'action, on la transmet en notant l'information sur une liste nommée "Waiting for" qui permet de savoir à tout moment ce qu'on a délégué, à qui et pour quand (déléguer peut signifier aussi avoir besoin des informations d'une tierce personne et attendre sa réponse).
Ca n'est pas tout, il y a de nombreux autres préceptes à respecter pour que la méthode soit efficace mais elle se base essentiellement sur le fait qu'il faut ENTIEREMENT vider la bannette IN à chaque fois, parce que tout est classable et identifiable, et rien ne doit trainer sans qu'on sache ce que c'est et quoi en faire.

Bien sûr, la méthode David Allen, que vous pouvez télécharger gratuitement en vous inscrivant sur son site, n'est pas forcément applicable en l'état pour tout le monde. Mais avec quelques adaptations, j'ai réussi à me l'approprier et quel que soit le projet sur lequel je travaille, j'applique les mêmes méthodes de classement et de travail, avec mes listes et mes dossiers.

Cela parait surement un peu psycho-rigide pour ceux qui la découvrent mais ils finissent par réaliser que se contraindre à cette discipline n'est finalement pas difficile et permet de gagner en efficacité, en temps et en tranquilité d'esprit...





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